La preocupación por el medio ambiente y el desarrollo de actividades laborales saludables y seguras para los trabajadores, han propiciado el desarrollo a nivel mundial de un gran número de obligaciones legales, locales, comunitarias e incluso globales, aplicables a prácticamente a todas las actividades económicas.

México no es la excepción y hoy cuenta con numerosas disposiciones legales locales e internacionales vigentes, que regulan o intentan prevenir impactos sobre el medio ambiente y establecen las condiciones mínimas de higiene y seguridad en los lugares de trabajo.

Accionistas, directores, gerentes, ejecutivos y cada vez con mayor frecuencia los propios trabajadores y la comunidad en general, se preguntan si un proyecto, industria o actividad ha identificado y cumple con la legislación que le aplica, deseando con esto, conocer el riesgo que significa el no cumplimiento de algún requisito legal.

El no cumplimiento de un requisito legal, conlleva un riesgo que la sociedad por intermedio de sus legisladores y organismos del estado considera no admisible debido a la probabilidad y severidad de daños al medio ambiente, o para salud o seguridad de los trabajadores, así como un riesgo para el negocio por incumplimiento de políticas internas, daño a la imagen corporativa, multas, cierre de instalaciones, rechazo de los consumidores a la marca y pérdida de valor de la empresa.

Cada vez y con mayor frecuencia es posible encontrar a los responsables de conducir la gestión ambiental, higiene, salud y seguridad de las empresas orientando sus acciones hacia el cumplimiento de la legislación vigente y utilizar esta meta como un instrumento de gestión del riesgo del negocio.

Con la experiencia adquirida, deseamos presentar en este documento, los principales elementos a considerar en el diseño, implementación y mantenimiento de un sistema de identificación, actualización y evaluación de requisitos legales, presentando un enfoque metodológico que esperamos sea de ayuda a nuestros amigos, clientes y colaboradores.

Identificación y Evaluación de Requisitos Legales

Toda empresa tiene la necesidad y obligación de cumplir con la legislación vigente, aún cuando el marco normativo en materias de higiene, seguridad y medio ambiente, se encuentre en continuo crecimiento y cambio, disperso y en algunos casos, poco claro.

La importancia de la identificación y evaluación de requisitos legales en la gestión empresarial ha sido reconocida a tal punto de constituirse en un elemento primordial de los Sistemas de Gestión Ambiental y/o Prevención de Riesgos. En este sentido la Norma ISO 14.001 en el punto 4.3.2 señala que la organización debe establecer y mantener al día un procedimiento para la identificación y el acceso a los requisitos legales y otros requisitos a los que la organización se someta sean aplicables a los aspectos

Medio ambientales de sus actividades, productos o servicios. Además en el punto 4.5.1 indica la necesidad de Evaluar su Cumplimiento y tomar las medidas correspondientes para asegurar su cumplimiento. Otro ejemplo claro lo establece la Norma OSHAS 18.001 en su punto 4.3.2, donde señala que la organización debe establecer y mantener un procedimiento para identificar y acceder a los requisitos legales de higiene y seguridad que le sean aplicables y en el punto 4.5.1, indica que la organización debe establecer y mantener un procedimiento de monitoreo sobre el desempeño de los requisitos legales y reglamentarios.

1.       Identificación y Actualización de Requisitos Legales Aplicables:

El objetivo de esta etapa es relacionar las actividades y procesos llevados a cabo en el establecimiento con los requisitos legales aplicables.

Para el desarrollo de esta etapa, se requiere que el equipo de trabajo conozca las actividades y procesos, identificando las variables de entrada al sistema como son: materias primas, servicios y recursos requeridos y por otro punto las variables de salida, por ejemplo: productos, residuos y emisiones.

Una vez identificadas las actividades y procesos, se procede a elaborar la lista de requisitos legales aplicables, en donde éstos, son sistematizados según su rango normativo o jerarquía y ordenados cronológicamente de acuerdo a su fecha de publicación en Diario Oficial. Los cuerpos legales corresponden a los siguientes: Constitución Política, Leyes, Decretos con Fuerza de Ley, Decretos Ley, Decretos Supremos, Resoluciones y Certificados particulares del establecimiento.

2.       Elaboración y Aplicación de Instrumento de Medición de Cumplimiento de Normativa:

El objetivo de esta etapa, es desarrollar una herramienta que permita recolectar información objetiva y registrarla de manera sistemática. Para ello, es necesario que el instrumento –por ejemplo una lista de chequeo- sea capaz de contener las preguntas suficientes y necesarias para recoger evidencias de cumplimiento o incumplimiento, visuales y/o documentales.

3.       Evaluación de Cumplimiento:

El objetivo de esta etapa, es conocer de manera objetiva el cumplimiento de la normativa ambiental, higiene y seguridad que aplica, basado en la existencia o inexistencia de evidencia visual o documental, según corresponda, segregando y diferenciando los aspectos evaluados obteniendo una visión real de la situación en que se encuentra la empresa. Especial atención se debe tener con aquellos aspectos que signifiquen un riesgo inmediato para la salud o seguridad de los trabajadores o para el medio ambiente. Estas condiciones deben ser resueltas y/o comunicadas de manera inmediata a la alta gerencia.

4.       Acciones Correctivas y Preventivas:

Una vez identificados y evaluados los requisitos legales de higiene, seguridad y medio ambiente, se debe implementar un Plan que permita priorizar aquellos aspectos que se encuentren en incumplimiento y reforzar las acciones para actuar en conformidad a lo establecido en la normativa vigente. Dicho Plan debe ser informado a la alta gerencia, permitiendo a la empresa gestionar los recursos para corregir y prevenir los incumplimientos y darle seguimiento a las acciones que se emprendan.